DOCUVISTO

Dokumentenmanagement in Rechtstexten

Willkommen bei DOCUVISTO. Sie interessieren sich für ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem für Ihre Rechtsabteilung, Ihre Anwaltskanzlei oder Ihr Rechtsreferat in Kommune, Ministerium oder einer anderen Körperschaft. Auch wenn Sie auf der Suche nach einem abteilungsübergreifenden System sind, sind Sie hier richtig, denn DOCUVISTO kann alle Dokumente perfekt strukturieren (Enterprise Content Management). Dazu gehören dann nicht nur Schriftverkehr und Verträge sondern auch Rechnungsbelege und andere Papiere. 

"Visto" steht für lateinisch "gesehen" oder auch "gefunden!". Wir machen daraus ein System, mit dem Sie Ihre Dokumente

  • mit Zugriffsberechtigungen versehen,
  • sicher ablegen,
  • schnell und assoziativ wiederfinden.

Konkret bedeutet das, dass Sie mit DOCUVISTO

  • Ihre Eingangspost effizient verwalten
  • Ihre Verträge in Sekundenschnelle durchsuchen
  • Faxe und gescannte Dokumente als Fließtext wieder bearbeiten können
  • kennwortgeschützte PDF-Vertragsentwürfe nicht diktieren oder abtippen müssen

Mit DOCUVISTO schreiben wir die Erfolgsgeschichte der DMS auf der nächsten Ebene fort: Dokumentenmanagement nicht nur für Anwaltskanzleien und Rechtsreferate oder Rechtsabteilungen sondern für das gesamte Unternehmen vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zum Vorstand – und das so problemlos und leicht bedienbar, dass man es richtig gerne verwendet.

Assoziatives Dokumentenmanagement mit Docuvisto

WOZU ÜBERHAUPT EIN DMS?

Hintergründe für Entscheider

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient der Verwaltung elektronischer Dokumente mit Datenbanken. Wir verstehen Dokumentenmanagement weiter: als Komponente des übergreifenden ECM (Enterprise Content Management). Es betrifft damit alle Ihre Unternehmensinformationen. Ein DMS ist integriert in den Work Flow. Es kann zum Beispiel bei Genehmigungen ins Spiel kommen.

 

Unternehmensinformationen sind Kapital

Ihre Unternehmensinformationen sind ein besonders wichtiges Kapital. Wir meinen, dass der Zugriff darauf immer sofort möglich sein sollte. Mit DOCUVISTO sind alle Dokumente Ihres Unternehmens so strukturiert abgelegt und indiziert, dass sie sofort gefunden und angezeigt werden können.

 

Assoziative Suche

DOCUVISTO erlaubt es Ihnen, die Suche nach wichtigen Dokumenten auch assoziativ durchzuführen. Finden Sie Dokumente, die gedanklich nicht gleich einem bestimmten Vorgang zugeordnet werden können.

 

Überblick behalten. Risiken vermeiden.

So können Sie wichtige Unternehmensentscheidungen rasch treffen und haben stets umfassende Übersicht. 

Alle Dokumente können in der Kombination von Syndikus und DOCUVISTO genau durchleuchtet werden. Dadurch vermeiden Sie Risiken, die durch rechtliche Verpflichtungen, Kooperationen mit anderen Unternehmen und im operativen Geschäft entstehen.

Verknüpfen Sie Dokumente mit dem Risikomanagement.

 

Den Posteingang besser strukturieren

DOCUVISTO bietet Ihrem Unternehmen zugleich ein intelligentes Posteingangssystem. Die DOCUVISTO-Volltextsuche erleichtert die Suche nach der "Stecknadel im Heuhaufen".

DOCUVISTO unterscheidet zwischen einem Schriftsatz oder einem Vertragsentwurf, den Sie an Ihrem Platz einscannen und einem Vorgang zuordnen wollen und der Tagespost, die im Sekretariat oder am Postplatz eingescannt wurde. DOCUVISTO schlägt Ihnen gleich vor, zu welchen Akten oder Verträgen die Dokumente zugeordnet werden sollen, lässt aber Korrekturen zu.

So haben die Juristen sofort die Post als PDF am Bildschirm, lange, bevor sie aus dem Eingangskorb im Haus verteilt oder abgeholt wird.

 

Datenschutz beachten

Mit dem optionalen Modul DKS (Dokumentenklassifikationssystem) werden Sie auch dem Datenschutz gerecht. Jedes Dokument wird klassifiziert und nach entsprechendem Zeitablauf automatisch vernichtet. Lesen Sie mehr bei den Modulen zu Syndikus.

ASSOZIATIVSUCHE

Beispiele

Sie wissen, dass es bei einem Kooperationsvertrag eine Vertraulichkeitsvereinbarung gab.

Sie suchen daher nach allen Dokumenten, die das Wort "Vertraulichkeitsvereinbarung" enthalten. 374 Treffer. Ihr Dokument ist nicht darunter.

Sie finden das passende Dokument sofort nachdem Sie die Assoziativsuche aktivieren. Die Überschrift lautet: "Confidentiality Agreement" – das Dokument ist englisch. Sie hätten es auch gefunden mit den Suchbegriffen "Geheimhaltungserklärung, "Geheimhaltungsvereinbarung", "Geheimhaltungsvertrag", "NDA" und "Verschwiegenheitsvereinbarung".

DISTANZSUCHE

Beispiele

Sie wissen, dass es in einem Prozess wegen gewerblicher Mietflächen um Mietminderung wegen mangelhafter Klimatechnik ging. Sie erinnern sich noch, dass in dem Schriftsatz (natürlich) häufig das Wort "Mietminderung" und auch mehrfach ein Wort mit "Messwert" vorkam.

Sie suchen daher nach allen Dokumenten , die die beiden Wörter in einem Abstand von 20 Wörtern enthalten und finden das passende Dokument, das enthält:

"Für den gesamten August 2004 macht die Beklagte weiterhin 100 % Mietminderung geltend. Die weit überhöhten Temperaturen ergeben sich aus Seite 20 unterer Teil des Messwertprotokolls."

TECHNIK

OCR, INDEX UND SERVER

DOCUVISTO – Intelligentes Dokumentenmanagement
OCR

DOCUVISTO ist ein leistungsfähiges System. Es enthält eine präzise OCR-Engine, die Ihre Papierdokumente in Sekundenschnelle wieder in Fließtext verwandelt. Die OCR-Engine läuft auf dem Server im Hintergrund und liefert dem Indexserver die analysierten Daten, der diese sofort umsetzt. Auch die OCR selbst lässt nicht auf sich warten sondern erledigt ihren Job sofort – Sie können also kurz nach dem Hinzufügen eines Dokuments danach im Volltrext suchen.

OCR heißt Optical Character Recognition, also elektronische Texterkennung, die auf einem gescannten Dokument über ein Mustervergleichsverfahren Einzelzeichen erkennen kann.

Die OCR-Erkennung liefert keine absoluten Ergebnisse sondern ermittelt Wahrscheinlichkeiten für bestimmte Buchstaben. Diese Wahrscheinlichkeiten werden mit weiterführenden Techniken der Texterkennung (ICR) bestärkt oder in Frage gestellt (Intelligent Character Recognition). ICR berücksichtigt den Kontext, in dem sich ein Buchstabe befindet. So kann die ICR aus dem OCR-Ergebnis "8aum" einen "Baum" rekonstruieren.

Über Bildanalyseverfahren wird zuerst das Schriftgut derart 'zerlegt', dass der OCR-Engine nur diejenigen Einzelteile zur Erkennung weitergeleitet werden, die einen einzelnen Buchstaben darstellen könnten.

Index

Nach der Erkennung wird das Dokument sofort indiziert, das heißt, alle Wörter werden Indizes zugeführt und sind dann sofort wieder zu finden. Unser "Baum" ist also gleich entdeckt und mit ihm bekommen Sie alle Suchergebnisse, die auch das Wort "Baum" enthalten.

Dass diese Suche auch aus 100.000 Dokumenten in einem Augenblick einen Text findet, der von der Haftung des Konsortialführers handelt, ist eine echte Erleichterung. Da das so schnell ging, könnte man sich mittels der Distanzsuche (proximity operator) eine Verfeinerung gönnen und erhält dann nur die Verträge, in denen die beiden Wörter in einem Abstand zueinander vorkommen, der nahelegt, dass dann auch ein Sinnzusammenhang gegeben ist. Das wird z. B. bei einem Abstand von fünf Wörtern der Fall sein.

Engine

Grundlage für solch rasante Performance ist ein leistungsfähiges Datenbanksystem. Dabei passen wir uns gerne der gegebenen IT-Landschaft an. DOCUVISTO läuft auf allen professionellen Datenbanken. Ob Oracle, MySQL oder Sybase, Microsoft SQL, DB2 oder andere – DOCUVISTO passt sich Ihrer IT an, nicht umgekehrt. DOCUVISTO kann beispielsweise auch über eine SAP-Schnittstelle an Ihre Unternehmensdaten andocken und Dokumente archivieren und abrufen.

Sprechen Sie uns auf die Mindestanforderungen eines adäquaten Servers an. Die OCR-Engine wird mit 10 Tsd. Seiten p. m. als übliche Basis geliefert, aber Kunden mit hohem Dokumentenvolumen können auch mit höheren Volumina starten.

Die Clients sind beliebige Rechner mit gängiger Ausstattung mit dem Betriebssystem Ihrer Wahl (Windows, macOS).

VORTEILE VON DOCUVISTO

Im Verbund mit Syndikus oder stand alone

 

 
Intuitive Bedienung

 
Kopplung mit den Syndikus-Benutzerrechten

 
Volle Integration in die Syndikus-Benutzeroberfläche

 
Kluges Posteingangssystem

 
Transparente OCR im Hintergrund

 
Sofortige Indizierung

 
Ausgefeilte Suchfunktionen

 
Extrem schnell

 
Mehrsprachig

SYSTEMVORAUSSETZUNGEN

 

DOCUVISTO ist ein Client-Server-System, das auf einer relationalen Datenbankstruktur basiert. Das Front End ist in einem relationalen DBMS entwickelt und objektorientiert ausgelegt. Die Anwender benötigen lediglich lokale Benutzerrechte, Schreibrechte auf den Syndikus-Ordner und den Syndikus-Ordner (FileShare) auf dem Server. Ein SQL-Server ist natürlich obligatorisch.

Für die OCR-Komponente setzt DOCUVISTO auf eine führende Lösung, die mit weit überdurchschnittlicher Texterkennung kommt.

Unterstützte Client-Betriebssysteme:

Windows 8, 10 11 (ab Runtime > 10)
macOS X 10.5 bis 10.15

Unterstützte Server-Betriebssysteme:

Windows 2012 Server, 2016 Server,
2019 Server.
macOS ab 10.4.x-Server
Div. Unix-Server

Empfohlene Systemumgebung:

Installation auf MS-SQL (Nähere Informationen zur Installation erhalten Sie serverspezifisch)