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Dokumentenmanagement

Die Basis für Entscheidungen

Aktenrecherche verbrennt Zeit

Unternehmensinformationen sind Kapital aber noch mehr ist es unsere Zeit, sie ist das Kostbarste was wir haben. In der Konsequenz versuchen wir alle, Routineaufgaben abzukürzen, schnell zu erledigen. Was nicht bemerkt wird, weil man aktiv ist, man "arbeitet", sind die vielen Stunden, die verlorengehen, wenn man "auf der Suche" ist.

Und hier kann viel eingespart werden. Die Idee des Dokumentenmanagement in einer Datenbank ist schon immer, die Dokumente strukturiert abzulegen und schnell wieder zu finden. Auch die Volltextsuche, also die unstrukturierte Suchmöglichkeit, ist ein Bestandteil moderner DMS.

Wonach soll ich suchen?

Das Hauptproblem ist doch heute, dass Suchmaschinen mächtig sind aber auch einigermaßen "unscharf" suchen. Sie, der Benutzer oder die Benutzerin, müssen sich Gedanken machen, was Sie suchen wollen und vor allem wie. Daran scheitern viel in großen Internet-Suchmaschinen. Treffer im Bereich von Millionen Dokumenten sind keine Seltenheit und nicht nur mit der Fülle von Material zu erklären, das zur Verfügung steht.

Der intelligentere Ansatz

DOCUVISTO erlaubt es Ihnen, die Suche nach wichtigen Dokumenten auch assoziativ durchzuführen. Finden Sie Dokumente, die gedanklich nicht gleich einem bestimmten Vorgang zugeordnet werden können und auch solche, bei denen Sie eben gerade nicht wissen, welches Wort oder welche Begriffe enthalten sind.

Beispiele sind im NJW-Beitrag "INTELLIGENTES DOKUMENTENMANAGEMENT" im Bereich Publikationen enthalten.

DOCUVISTO macht die Suche im Volltext dadurch viel leistungsfähiger, als Sie sich das bis jetzt erträumen lassen. Sie können nach Begriffen suchen, und zwar selbstverständlich mit den üblichen Suchanweisungen (also "Enthält", "Beginnt mit" und so fort).

Eine große Hilfe ist die Distanzsuche. Sie zeigt Ihnen mit höherer Wahrscheinlichkeit Treffer an, die Ihrem Suchwunsch entsprechen.

Beispiel für die Distanzsuche

Sie wissen, dass es in einem Prozess wegen gewerblicher Mietflächen um Mietminderung wegen mangelhafter Klimatechnik ging. Sie erinnern sich noch, dass in dem Schriftsatz (natürlich) häufig das Wort "Mietminderung" und auch mehrfach ein Wort mit "Messwert" vorkam.

Sie suchen daher nach allen Dokumenten , die die beiden Wörter in einem Abstand von 20 Wörtern enthalten und finden:

"Für den gesamten August 2004 macht die Beklagte weiterhin 100 % Mietminderung geltend. Die weit überhöhten Temperaturen ergeben sich aus Seite 20 unterer Teil des Messwertprotokolls."

Mit Distanzsuche und den morphologischen und semantischen Näherungsweisen ist DOCUVISTO überlegen.

Vom Posteingang in die Akte – elektronisch!

DOCUVISTO kann Ihren Posteingang intelligenter gestalten. Es unterscheidet zwischen einem Schriftsatz oder einem Vertragsentwurf, den Sie an Ihrem Platz einscannen und einem Vorgang zuordnen wollen und der Tagespost, die im Sekretariat oder am Postplatz eingescannt wurde. DOCUVISTO schlägt Ihnen gleich vor, zu welchen Akten oder Verträgen die Dokumente zugeordnet werden sollen, lässt aber Korrekturen zu.

So haben die Juristen sofort die Post als PDF am Bildschirm, lange, bevor sie aus dem Eingangskorb im Haus verteilt oder abgeholt wird.